在办理行政案件过程中，公安机关形成的文书材料应按照一案一卷的原则建立案卷。这些案卷可以在结案或终止案件调查后移交档案部门保管，或者由公安机关自行保管。案卷保管的期限根据案卷的性质而定，一般不少于30年。

根据相关规定，行政案件的案卷应包括以下内容：受案登记表或其他发现案件的记录、证据材料、决定文书以及在办理案件中形成的其他法律文书。

《中华人民共和国档案法》规定，档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应建立科学的管理制度，以方便档案的利用。同时，应按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全。采用先进技术，实现档案管理的现代化。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。