多数单位财务人员了解发票作为合法凭据的用途，但对收据能否入账则不太清楚。常见误区以为，除了发票外的任何收据均属“白条”，不具备财务合法性。实则，收据并非“白条”等同，它是收付款凭证，存在内部与外部之分。

收据分为内部与外部两类。外部收据包括税务部门监制、财政部门监制及部队收据。内部收据用于单位内部业务，如材料内部调拨、员工押金收取、退还差旅借款等，属于合法凭据，可入账为成本费用。

单位间发生业务往来，收款方无需纳税时，可开具税务部门监制收据，如下属单位归还借款，收款方无需纳税，可向其开具税务局监制收据。

行政、事业单位执行行政事业性收费时，使用财政部门监制收据，如防疫费、环保费等，作为合法费用凭据。

单位与部队间业务往来，不需纳税的，可使用部队监制收据，同样为合法凭据，可入账。

除此之外的自制收据，即日常所谓的“白条”，因不具备财务合法性，不能作为入账凭据。