在安排人员参加上级部门的会议时，务必依照上级的具体指示，确保参会人员的选择既合适又恰当。切忌随意行事，敷衍了事，以免影响会议效果和后续工作的开展。

参会人员应认真做好会议记录，这是后续工作的基础。记录的内容应当全面，包括会议的时间、地点、规模，以及所有参会人员的名单。

参会后，直接向安排下级部门参会的上级部门汇报会议情况。汇报内容应当详尽，包括会议的规模、参会人员的情况、会议的主要议题、会议领导的讲话精神、会议决定或议定的相关事项。此外，还需汇报要求贯彻会议精神的相关措施和要求，确保会议精神能够得到有效传达和执行。

汇报时，需注意语言的准确性和表达的清晰性。尽量避免使用模糊不清的词汇，确保上级部门能够准确理解会议的内容和精神。

为了确保汇报的效果，建议事先准备一份汇报提纲，明确汇报的重点和要点。这样可以在汇报时更加有条理，避免遗漏重要信息。

汇报完成后，还应留出时间回答上级部门的提问，以便及时了解上级部门对会议内容的看法和期望，进一步明确后续工作的方向。

通过以上步骤，可以确保上级部门对会议内容有全面的了解，从而为后续工作提供有力支持。