在档案管理工作中，纸质档案的整理工作是至关重要的一环。今天，我们将继续探讨纸质档案整理工作步骤的第三部分，重点是编号。

归档文件编号是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并在归档文件上注明，以实现文件在全宗中的实体存取和后续编目工作的系统化。编号的目的在于反映分类、排列工作成果，使归档文件得以在全宗中确定位置。

(一) 归档章的项目

归档章应包含六个空格，例如：全宗号、年度、保管期限、件号、归档机构和馆编件号。

全宗号指的是档案馆为具有法人资格的立档单位分配的代码，我校档案共分为五个全宗，分别为1-XXX学院、2-XXX学院、3-XXX专科学校、4-XXXX学校、5-XXXX大学。

年度是指归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003年，不能简化写成“03”，而应写成“2003”。保管期限分为永久、长期和短期。

件号是归档文件在分类方案中最低一级类目的排列顺序号，反映了文件在全宗中的位置和固定排列顺序。它分为室编件号和馆编件号。

(二) 盖归档章的要求

归档章应盖在文件首页上端居中的空白位置，若领导批示或收文公章占用此位置，可盖在其他空白位置，以篮黑色印泥为宜。填写项目使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色或纯兰色笔。

改进盖章方法，结合机关内外收发文程序，由收发部门在文件首页上预先加盖空白归档章，避免领导批示等占用位置。同时，推行文书处理部门归档制度，为每个部门配备归档章，形成文件时即加盖，减轻年终整理归档的劳动强度。

档号模式和标识与各类档案归档章示例

档号模式为：年份-类别-保管期限-件号。例如：2003年-党群类组织-永久第10件。

各类档案归档章示例包括：教学类、科研类、设备类、基建类、产品类、出版类、外事类、财会类等。

举例：2003年，教学综合类，第18件，教务处产生的长期保管档案。

以上内容是纸质档案整理工作步骤中的编号部分，后续将继续分享其他步骤，敬请关注。