华中科技大学博士研究生的录取通知书和调档案件是同时进行的，流程如下：

1、接收录取通知书：在华中科技大学博士研究生招生录取阶段，录取通知书通常是通过电子邮件或者短信等途径发送给考生的。考生需要及时查看邮件或者短信，并确认是否接受录取。

2、提供档案材料：在确认接受录取后，考生需要在规定时间内向华中科技大学提供本人的档案材料，包括个人基本信息、学习经历、成绩单、学位证书等。

3、审核档案材料：华中科技大学将对所提供的档案材料进行审核，以确保所提供的材料真实、完整、符合要求。

4、确认录取资格：经过审核后，华中科技大学将确认考生的录取资格并发放正式的录取通知书。