如果是公司给予报销的差旅费，借款时分录：

借：其他应收款—备用金

贷：现金

还款时，扣除张三提供的差旅费发票，如果小于借款，分录：

借：管理费用—差旅费

现金（退回多余借款）

贷：其他应收款—备用金

如果报销发票金额大于借款，分录：

借：管理费用—差旅费

贷：其他应收款—备用金

现金（支付给张三多余借款的差旅费报销款，可以理解为张三垫付了部分差旅费）

还款的同时即刻报销，还款只需要还剩余的钱就行了，因为发票本身也是钱啊。如果还款时不能出具差旅费发票，应全额还款，等报销时再全额报销就行了。