文书档案整理的步骤与方法详解

一、文书档案整理步骤

1、收集文件材料

2、按年度归档

3、确定归档范围

4、分类整理（归档方法）

5、立卷整理成件

6、分保管期限

7、文件排列

8、装订

9、编号

10、页码标记

11、装盒存放

12、编目

13、备考表放置

14、上架归档

二、收集文件材料

收集文件材料的对象包括：反映机关主要职能活动的应归档文件，如收发文件、电报、会议文件、领导讲话稿、录音录像带等。

收集分为三类：收来文件、对外文件、内部文件。

收集具体材料包括：会议文件、计划总结报告、合同协议、来信来访、重要文件等。

分年度：按文件所形成年度归档。

确定归档范围：文件材料归档范围与不归档范围，不归档范围包括无查考价值和重复性文件。

分类（归档方法）：直接分保管期限或按年度与组织机构/问题分类。

立卷（整理成件）：注意收集文件材料的齐全完整，包含附件、正本、定稿、请示与批复等。

分保管期限：保管期限分为永久与定期，定期保管期限分为30年和10年。

文件排列：按时间先后或上下级关系排列。

装订：按件装订，文件顺序与编号。

编号：归档文件编号，包括全宗号、年度、室编件号等。

页码标记：使用铅笔标记页码。

装盒存放：按室编件号顺序装盒，填写盒面内容。

编目：编制归档文件目录，记录件号、责任者、文号等信息。

备考表放置：每盒归档文件放置备考表，记录盒内文件情况。

上架归档：整理完毕后按顺序排列上架。