在管理贫困生助学金的过程中，各地教育和人力资源社会保障部门需严格执行相关标准与程序，确保资金使用的公正和有效。首先，对中等职业学校进行全面审查，对不符合办学条件和管理要求的学校进行警告和整改，确保具有举办学历教育资质的学校名单准确无误地上报备案。

在学籍管理上，各地需实行分级管理，强化电子注册制度，确保国家助学金和免学费补助资金的发放准确无误。学校必须真实记录新生信息和学生变动情况，并通过全国中等职业学校学生信息管理系统上报，防止虚假学籍和“双重学籍”现象的出现。地方教育部门需严格审核学籍信息，确保资金发放和使用符合政策规定。

为了加强资金监管，全面推行中职学生资助卡，要求学校准确上报受助学生信息，由学生资助管理机构或学校为受助学生办理资助卡，并现场发放。学校需每月更新受助学生名单，确保“中职学生资助卡”在激活后方可使用。

对于违规套取助学金的行为，将严肃查处，不仅追回资金，还会对相关责任人和单位施加严厉的处罚，包括通报批评、暂停招生甚至吊销办学许可证。对于监管不力的学校主管部门和资助管理部门，也会进行通报批评。对于涉及违规的省份，将进行全国通报并扣减相关资金，违规学校三年内将无法获得职业教育专项资金支持。