在接收机要文件时，首要步骤是检查文件袋是否完好无损，如发现破损需立即查明原因。接收文件后，应迅速拆封并清点文件，确保没有错漏。各类文件资料需逐一登记并编号，绝密文件需在收文本上特别标注。

对于中央市委及教工委文件，需加盖相应的党委或行政收文专用章，并准确填写收文日期和文件编号。各部门、各单位的机要人员应定期前来领取文件，且原则上不允许他人代领。领取文件时，必须逐件签字确认，双方核对无误后方能领取。

送阅文件时，省、军级文件应直接送交党委书记阅示。其他需送交校领导阅读的文件，应附上文件处理单，先呈交学校办公室主任审批，再送校领导阅示。文件退回时，需逐一核对文件内容。

校领导对所送文件若有批示，学校办公室应及时将批示内容及文件传递给相关部门或单位负责人，确保文件要求得到及时落实。在传阅过程中，严禁抽离文件夹，以防止文件泄密或丢失。

借阅机要文件时，需建立借用文件登记本。借出文件时，应详细记录借出时间、文件名称、编号及份数。双方核对无误后，借用人签字方可取走文件。归还文件时，双方需再次核对无误后注销记录。

借阅绝密级及以上文件，需获得党委书记的批准，且文件不得带离机要室。