确定年会费用是做好财务记录的第一步。企业通常会详细规划各项开销，比如场地租赁费、餐饮费、娱乐项目费和奖品费等。这些费用的预估应在年会开始前完成，以确保预算的准确性。

在年会期间，财务人员应当即刻进行记账操作。例如，如果支付了场地租赁费，记账凭证上应记录为“借：管理费用-场地租赁费，贷：银行存款”。通过这种方式，确保每笔开销都能被准确追踪。

年会结束后，企业需对所有费用进行核对和总结。这一步骤非常重要，因为它能确保所有开销都被完整记录，且金额无误。如果在核算过程中发现任何遗漏或错误，应立即进行修正，以确保财务报表的真实性和准确性。

最后，所有相关的费用单据、记账凭证和其他财务文件都应妥善归档。这样做不仅有助于未来的审计工作，还能为管理层提供必要的财务信息，以便进行合理的决策。

归档过程应包括将所有相关的纸质文件扫描为电子文档，并在公司内部的数据库中建立相应的电子档案。这不仅节省了存储空间，还便于快速查找和调用。确保所有归档文件的安全和保密，防止未经授权的访问。

通过上述步骤，企业可以有效地管理年会支出，确保财务记录的完整性和准确性，为后续的财务分析和决策提供坚实的基础。