单证员证书是职业资格证书。与国际货运代理一样，持证上岗制度也在全国逐步推行。

本证书由商务部中国对外贸易经济合作企业协会颁发。

证书有效期暂定为5年，无需年审。

经商务部人力资源和教育司批准，中国对外经济贸易企业协会牵头组织考试。一年只有一次考试。

资料员的审查由商务部中国对外贸易经济合作企业协会组织，商务部人力资源和教育司批准，并符合行政许可法的有关规定。考试具体组织实施由中国对外经济贸易企业协会牵头，国家国际商务文件培训认证考试中心负责实施。

各地负责报名、资格审查和考试组织工作。经外经贸部批准的考点负责本项工作的实施。资格证书由考试中心颁发。通过考试的考生凭身份证到当地考试中心领取《国际商务资料员证书》。合格的候选人将不收取额外的证书制作费用。