资料员在建设工程中扮演着至关重要的角色，他们负责收集、整理和归档所有与项目相关的文件资料。这些资料不仅是项目顺利进行的保障，也是未来项目评估和维护的宝贵资源。合格的资料员需要具备广泛的知识和技能，才能胜任这项工作。

外业工作中，资料员必须了解施工顺序，熟悉施工工艺，掌握施工进度和质量状况。这不仅有助于他们及时发现并记录施工过程中的问题，还能确保所有资料的准确性和完整性。内业方面，资料员需要熟练掌握《建设工程施工质量验收统一标准》以及各专业工程的质量验收规范。这些标准和规范是资料员进行质量检查和验收的重要依据。

资料员还应善于收集和积累各种载体的资料“空白表（样表）”。通过日积月累，他们可以不断充实自己的收集、甄别、编辑和整理资料的能力。此外，资料员还需要不失时机地提出各种检验检测的时机。在某些检验检测条件具备前1～2周，资料员应向领导提出检验检测的建议。因为检验检测不仅需要在“有资质”的单位中进行甄选后签约，还需一定的时间准备，包括外业检测和内业报告（数据整理、校对）。

鉴于建设项目参与各方人员对国家和地方现行规定的掌控程度参差不齐，资料员应利用例会等各种机会，适时向有关方面宣传相应的检测项目。这样可以确保各方在合理的时间内完成各项检测工作，从而提高项目的整体质量。

资料员必须具备一定的实践经验。对施工操作面以及实物质量具备“目测口估”能力，有些分项工程质量要求不能用“靠、吊、量、套”，只能用“看、模、敲、照”了解其质量状况。如《屋面工程质量验收规范》GB50207的验收条款所示，资料员需要掌握这些规范，以便准确记录和评估工程质量。

掌握GB50300标准的验收要求，《建设工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001规定，单位工程验收合格应符合：各个分部均应合格、质量控制资料完整、安全功能检测合格、主要功能符合规范、观感质量符合要求。GB50300由检验批工程质量保证分项工程质量、由分项工程质量保证分部（子分部）工程质量、由分部（子分部）工程质量保证单位（子单位）工程质量。检验批合格质量原则要求：主控项目和一般项目的质量经抽样检验合格；具有完整的施工操作依据、质量检查记录。