质量管理体系文件的核心组成部分包括质量手册、程序文件、作业指导书及记录。质量手册作为纲领性文件，详细说明了组织的质量方针和目标，并概述了质量管理体系的结构。质量手册应包含以下内容：质量方针和目标；组织结构图、部门职责和权限；质量管理体系范围，特别是任何不适用的部分及合理解释；质量管理体系程序的制定或引用；过程间相互作用的标识。

程序文件则是对质量管理体系中具体活动的详细规定。它们将质量手册中的原则性要求具体化，确保每项活动都有明确的操作指南。程序文件通常涵盖：活动的目的和范围；具体执行步骤；时间、地点和方法；质量控制措施和记录；风险和机遇的管理；过程绩效监控方法。

作业指导书则专注于基层活动的具体操作步骤，如产品标准、规范、图样、工艺文件和表格。这些文件属于程序文件的进一步细化，但并非每个程序文件都需要转换为作业指导书。只有在程序文件无法满足特定活动需求时，才会编制作业指导书。这些特定需求可能源于产品或服务的差异、过程的不同、部门或岗位的特殊性。

记录作为质量管理体系的重要组成部分，具有多重功能。它们最初是空白表格，但一旦填写具体内容，便成为具有法律效力的证据。记录既可以独立存在，也可以作为其他文件的一部分。记录的广泛使用确保了整个质量管理体系的透明度和可追溯性。

综上所述，质量管理体系文件通过质量手册、程序文件、作业指导书和记录四个层次，构建了一个全面而细致的质量管理框架，确保组织能够有效实施和持续改进其质量管理体系。