我们机构的记账方式主要是到文具店购买三联收据。红联交给家长，底联则由机构留存用于对账。财务部门会准备一个大笔记本，详细记录各个班级、授课老师、学生姓名及已缴费用、欠费情况。每学期结束前，我们进行一次汇总对账。如果发现有未缴清费用的学生，我们会与相关授课老师沟通，督促家长尽快完成支付。

在记账过程中，我们严格按照班级和学生信息进行记录。每笔费用的收取都会详细登记，确保账目清晰透明。对于欠费的学生，我们会通过定期的提醒和沟通，确保他们及时补缴费用。同时，我们会定期与授课老师进行沟通，了解学生的学习情况，以便更好地进行财务管理和学生管理。

我们还设置了定期的账目核对机制，以确保账目的准确性和完整性。如果在账目核对过程中发现任何问题，我们会及时进行调整和纠正。我们希望通过这种方式，确保我们的财务管理和学生管理能够更加规范和高效。

在处理欠费问题时，我们也会关注学生的实际情况，尽量提供灵活的支付方式。例如，我们会提供分期付款等选项，以便学生能够根据自己的实际情况进行选择。同时，我们也会与家长保持良好的沟通，了解他们的需求和困难，以便更好地提供支持和帮助。

通过这种方式，我们能够更好地管理和监督学校的财务状况，确保资金的合理使用，同时也能够为学生提供更好的学习条件和支持。我们希望通过这种方式，进一步提高学校的管理水平和教学质量，为学生和家长提供更好的服务。