在日本职场，交换名片被视为一项重要的礼仪。这一过程不仅是双方正式接触的象征，也是展示个人职业形象的窗口。在初次见面或重要商务场合，交换名片的时机通常在见面和打招呼时。为了确保顺利进行，建议在会面前预先准备名片，并将其放置在名片夹中，以便随时进行交换。

一般情况下，访客或下级（收款方）首先递出名片，但如果访客地位较高，则可能相反。若对方地位高于自己却先递出名片，可以礼貌地说声“申し遅れました”，体现出尊重与礼貌。值得注意的是，在日本职场，付钱方通常为“上级”，收款方为“下级”，与个人的社会地位和年龄无关。

在多人参与的情况下，应按照职位由高到低的顺序进行交换，以确保尊重和有序性。例如，若自己公司人员包括自己、课长、部长，而对方包括负责人、负责人上司，则交换顺序为：部长与负责人上司交换、部长与负责人交换、课长与负责人上司交换、课长与负责人交换、自己与负责人上司交换、自己与负责人交换。

交换名片时，无论是否已就座，都应起身进行。避免直接跨越桌子交换，应将名片放置在名片夹上，双手拿取，确保正面朝向对方，避免遮挡公司Logo或名字。交换时，将名片置于胸前，位置稍低于对方，以示尊敬。交出名片时，需清晰地介绍自己、单位和姓名，并说“よろしくお愿いします”。收到名片后，应使用左手拿取，避免手指遮挡公司Logo或名字，并说“顶戴致します”。拿到名片后，仔细确认信息，对不会念的姓名礼貌询问。

交换后，将名片妥善保存。一对一交换时，放在名片夹上；多人交换时，按对方座位顺序排列在桌上，人数过多则直接收进名片夹。不可将名片随意摆放或丢弃，需使用碎纸机处理。注意不要在对方面前做笔记，这是非常不礼貌的行为。

在交换名片过程中，以下行为被视为NG范例：接收名片时手指摁在公司Logo上、直接从口袋或钱包取出名片、使用有折痕、曲皱或脏掉的名片、一边谈话一边把玩名片、将名片背面当作备忘录、忘记带名片或数量不足、在桌子上直接交换名片、未妥善保存名片等。

若忘记带名片或数量不足，应使用“申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして…”礼貌表达，并清楚地介绍自己和单位。错过开头交换时机，可在谈话结束时礼貌请求对方的名片。记住，日本礼仪的繁琐背后，是为了体现尊重和良好的第一印象，这是建立商业信任的基础。

总之，日本职场交换名片的礼仪涵盖了从准备、时机、顺序、动作到后续保存的全过程，每一细节都旨在展现对对方的尊重和专业形象。通过遵循这些规则，可以在日本职场中建立起积极的互动关系，为未来的合作奠定坚实的基础。