日本商务签证办理需准备的个人基本资料包括：护照原件，需持照人亲笔签名，有效期至少半年，且护照至少有2页供使用的签证空白页；如有旧护照必须全部提供。两张大一寸彩色照片，底色不限。身份证和户口本复印件，身份证需正反面复印件，户口本则需提供本人所在户口本上全体成员每一页的复印件，集体户口提供户主首页及本人页复印件。每位申请人只需提供一份完整的户口复印件。日本入境签证申请书，需启用更新后的2012年5月1日后版本填写。亲属名单表，填写一位亲属信息即可。

中方公司资料则包括：公司营业执照副本，需有最新年审的营业执照副本复印件，复印件需加盖单位公章。公司担保信，需用中文打印且每份公司担保信只能担保一位申请人，内容需包含申请人的护照号码、出生日期、职务、薪酬，计划逗留的时间，目的以及行程，出访费用由谁支付，以及保证申请人会遵守目的地法律并按时回国等信息。打印后需加盖公司公章，负责人签名。

邀请方资料如下：日方需提供的资料包括身元保证书，内容包括滞留费，归国费用，遵守法令三项内容，需加盖法人作保证人的株式会社方形印章和/或代表取缔社圆形印章。招聘理由书。滞在予定表，出发日期必须在送证日起计至少10天后。两人或两人以上申请要出具名单表。如果是邀请公司为已登记的企业或团体，需提交会社登记簿滕本正本。若邀请公司为上市公司，提供最新季度的四季报的复印件，或提供介绍该公司/团体手册的原件来代替会社登记簿滕本正本。邀请方为未进行法人登记的任意团体或公司时，需提交会社/团体概要说明书，或提供明确介绍邀请机构的简介或者手册资料原件。委托书。