申请大学助学金时，首先需要准备一系列的文件。其中包括《城市居民最低生活保障金领取证》或《农村特困户救助证》，或者由民政局盖章的《高等学校学生及家庭情况调查表》或幼保对象证明书。另外，特困子女还需提交一份入学救助申请报告，该报告需要得到村、社区或基层工会的确认。

在开学前后10天内，学生应携带有效证件向学校指定部门提交申请，同时领取并如实填写《助学金申请表》等必需文件。申请流程包括：打印并填写家庭经济情况调查表；前往所在街道居委会或村委会获取贫困证明；到县级以上政府民政办公室或人民政府盖章；再到民政局盖章，如有低保证或其他证明材料，一并请工作人员开具。

准备材料时，务必携带户口本复印件、申请人的身份复印件及父母的身份复印件。有些学校会要求学生手写一份500至1000字的情况说明，建议事先咨询辅导员。完成所有准备后，将所有材料带回学校，学校将根据具体情况评定是否发放助学金。

申请过程可能需要一定时间，因此学生需提前做好准备，确保所有材料齐全且准确。学校通常会根据学生的家庭经济状况进行评估，以决定是否提供助学金及其金额。