首先，看你的情况你老师应该办理的是J-1交流访问学者签证。

如果已经确认肯定会收到邀请函，那么当邀请函尚未发出或者还在路上的时候就可以准备材料了。具体需要哪些材料可以上美国驻中国使、领馆官网上问，或者打电话到美国签证处。在准备材料阶段的后期，就可以打电话预约面签了。一般来说暑期是高峰期，尽量提前预约。而且在上海领馆是有黄牛的（而且价钱很贵很贵），所以说面签号不是很好拿。

上面的这些时间因人而异，不太好估算，一般来说准备材料的时间比较长，至少要数周或者1个月左右。而从面签结束直到拿回护照，一般来说是5到10个工作日左右。其中，选择快递护照还是自己去取，其实花费时间都差不多，个人建议不如快递一下。而在面签的时候只要没有明确说明你被拒了，你就可以订机票了。当然，订得越早，价格越便宜。