考研调档函是由招生院校在考生确认拟录取后邮寄的文件。调档函的流程和具体操作方式因学校规定不同。若直接邮寄考生，考生在收到调档函后，需按照规定时间内将个人档案邮寄给学校。若调档函邮寄到考生所填写的档案存放单位，则考生无需自行邮寄，由档案存放单位在收到调档函后按规定时间邮寄考生的档案。

档案通常采用邮政EMS的方式邮寄，调档函的发放通常在复试结束后，一般在四月或五月左右进行。部分学校会同时发放录取通知书和调档函，考生需按照要求办理档案取件和邮寄手续。而有的学校则是在调档审核通过后才会发放录取通知书，若审核未通过，研究生招生院校将退回考生档案至原地。

研究生考生的档案通常有以下三种情况：一是应届本科毕业生，其档案存放在本科院校的人事部门；二是无业或未存放于就业单位的往届毕业生，档案一般存放于省或市的人才市场，考生需了解毕业时档案的存放地点；三是已就业的毕业生，其档案存放在就业单位的人事部门。

在研究生报名时，考生需明确了解档案的存放地点。由于档案一般不在个人手中，对于应届本科毕业生未存放档案的情况，需及时按照报到证指示将档案存放到指定单位。考生不能将个人档案私自拆封，以免造成档案文件丢失或不全，影响接收单位接收档案，或补办相关资料较为困难。

考研调档是研究生入学前的重要步骤，对于计划当年参加研究生考试的学生，应提前准备复习，查缺补漏相关知识，适应新的考纲，提早开始备考。

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