1. 首先，将抬头文件的字体设置为“仿宋_GB2312”，字号调整为三号，并将行距设置为固定值32磅。段落设置中的段前和段后间距均为0。

2. 在第四行输入具体的单位或组织机构名称及其属性，例如“XX市人民政府办公厅文件”。然后，选中这一行中的所有文字，将其字体设置为宋体、64号并加粗，字体颜色变为红色。字符间距设置为缩放50%，间距加宽1磅，并确保文字居中。

3. 接下来，空出一行，并将这一行的行距设置为固定值30磅，字体使用“仿宋_GB2312”，字号为三号。

4. 另起一行，输入发文机构的简称及发文年度编号，例如“X政办发〔20XX〕XXX号”。确保行政名称首字、所在单位首字、发文机构首字、发、〔20XX〕和具体的三位数编号格式正确。选中这一行中的所有文字，设置字体为仿宋_GB2312、三号，颜色为黑色。在段落设置中，将行距设为单倍行距，段前和段后间距均为0。

5. 插入一条直横线，并选中该横线。右键单击，选择“设置自选图形格式”。在“颜色与线条”窗口中，将横线的颜色设置为红色，粗细选择1.25磅。确保红色横线与发文机构简称及发文年度编号之间留有适当间距，不要紧挨着文字。

6. 空出两行，并将字体设置为仿宋_GB2312、三号，行距设为单倍行距，段前和段后间距为0。

7. 另起一行，输入文件内容的标题文字信息。选中标题文字，设置字体为方正小标宋简体、二号。在段落设置中将行距设置为固定值33磅，段前和段后间距为0。

8. 空出一行，将字体大小设置为三号。接着，另起一行开始输入文件的主题内容。选中文件主题内容，设置字体为仿宋_GB2312、三号，行距设为单倍行距，段前和段后间距为0，并确保文字居中。