根据中华人民共和国财政部和国家档案局发布的第79号令《会计档案管理办法》,第十条规定,单位的会计机构或会计人员所属机构(统称单位会计管理机构)应负责定期将需归档的会计资料整理立卷,并编制会计档案保管清册。这表明会计资料的整理和归档工作原则上应由会计机构或会计人员完成。
然而,并非必须由会计机构或会计人员完成这项任务。如果公司的职责划分明确,将会计资料整理和归档的工作指定给档案管理部门,这同样是可行的。或者,即使公司没有明确规定,如果档案管理人员自愿承担这项职责,也是允许的。
但值得注意的是,如果公司未明确规定相关职责归属,而档案管理部门又不愿意承担这项工作,那么单位的会计机构或会计人员依然需要履行这一责任。这不仅是为了确保会计档案管理工作的连续性和完整性,也是为了维护公司财务信息的安全性和准确性。
因此,无论职责划分如何,单位都应确保会计档案的整理、归档和保管工作得到有效执行,以满足法律法规的要求并保障公司财务数据的可靠性和安全性。
在实际操作中,建议单位根据自身情况和实际需求,合理分配和明确会计档案管理职责,确保各项工作能够顺利进行。同时,定期对相关人员进行培训和指导,提高其专业能力和工作效率。
通过有效的管理和监督,可以确保会计档案的完整性和安全性,为公司的财务决策提供可靠依据,并为潜在的法律纠纷提供有力证据。
总之,会计档案管理是一项重要且细致的工作,需要各方共同努力,确保其顺利实施。这不仅关系到公司的财务健康,也是保障公司长远发展的关键。