在这种紧急情况下，首先应该明确，缺席会议对单位会有一定程度的不良影响，因此：

1、你要判断会议的性质。座谈会与工作会议不同，一般属于研讨性质，而且兄弟单位召开的研讨会，多是协作、礼仪性的会议。另外，既然你有资格能够和领导一同参加这个会议，所以你不会对领导的发言内容毫不知情。因此不必慌张，要按时参加会议。

2、提前与会议主持者打个招呼，自我介绍你的身份，如我是某单位领导秘书、业务部门的干部等等，并说明领导临时有重要公务不能出席，委托你代表参加。

3、如果不是必须发言，就不要发言了；如果每个参会单位都要发言，你就应该按照你所知悉的领导发言稿的内容做简略的发言，发言时要注意回避表态性承诺性的语言。

4、会后要及时向领导汇报你的发言大意以及会议精神。

还有一种处理办法就是，如果时间来得及，你应该立即请示主管或其他领导，能否请其他领导参加会议；或取得发言或表态的授权。