当员工出差需要报销费用时，会计处理涉及以下几个步骤:

1. 首先，如果员工没有预先从公司借款，实际发生的差旅费用会记录如下：

借：管理费用－差旅费

贷：现金

2. 借出款项时，如果是预借给员工的现金，会计分录为：

借：其他应收款－**人

贷：现金

3. 报销过程中，员工将花费的费用归还到公司账户：

借：管理费用－差旅费

贷：其他应收款－**人

如果报销后有剩余现金，需将这部分款项上缴：

借：现金

贷：管理费用 －差旅费

贷：其他应收款 －**人

4. 如果员工需要补款，即报销金额超过实际花费，会计处理为：

借：管理费用 －差旅费

贷：现金

贷：其他应收款 -**人

差旅费的核算主要包括交通费用（如火车票、飞机票）、住宿费、伙食补助等。通常，单位会根据规定对出差员工的伙食费进行补贴，但外地餐券一般不计入差旅费。出差补助的具体标准各地可能有所不同，需要按照相关文件执行。