了解相关规定。查询函授学历档案的管理规定，了解档案的归属、管理机构及处理流程。

确认档案归属。确认函授学历档案由哪个机构或学校管理，通常为教育部门、远程教育学院或成人教育部门。

联系管理机构。联系档案的管理机构，咨询存储、调取和转档事宜。提供个人信息和证明材料，并按要求填写申请表格。

办理调取和转档。根据管理机构要求，办理档案调取和转档手续，可能需要身份证、学历证书复印件和申请表格。

保管和备份。妥善保存与档案相关的文件、证明材料和备份，确保信息安全。

关注政策变化。及时关注档案管理政策变化，更新联系信息，并与档案管理机构保持沟通。