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档案馆(室)档案的编制规则

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档案馆(室)档案的编制规则主要包含档号的结构、编制原则和方法。档号作为一种唯一标识,用于反映、固定和识别档案的排列顺序和来源。档号由全宗号、类别号、档案门类代码、项目号、目录号、案卷号、页号等组成。

档号编制需遵循以下原则:唯一性原则,确保每个编号对象对应唯一代码;一致性原则,档号结构需与档案整理分类体系相一致;稳定性原则,档号一经确定不应随意变更;扩充性原则,档号需具备扩充容量;简单性原则,档号力求简短明了,减少差错;适用性原则,档号需适应不同的技术环境。

按卷整理的档号结构由全宗号、类别号、案卷号(或组号、册号)、件号(或页号)组成。类别号包含一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。按件整理的档号结构由全宗号、类别号、年度、保管期限代码、件号组成。

档号编制方法需分别明确全宗号、档案门类代码、二级及三级类别号、项目号、年度、保管期限代码、机构/问题代码、案卷号/组号/册号、件号和页号的编制规则。全宗号采用4位代码标识,其中第1位表示全宗属性。档案门类代码采用2位大写汉语拼音字母标识。二级及三级类别号的设置应科学简洁。年度采用4位阿拉伯数字标识文件(档案)的形成年度。保管期限代码采用大写汉语拼音字母或大写汉语拼音字母与阿拉伯数字的组合标识。项目号采用项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识。

档号编制需确保其完整性和一致性,并在实际操作中遵循相关标准和规定。档号结构应明确各部分的编码方式和使用规则,以便于档案的管理和检索。档号编制应考虑档案管理的实际需求和未来发展,确保档号系统的稳定性和扩展性。