办理自学考试辅导机构正式设立审批需满足以下条件：

1. 由国家机构以外的社会组织或个人利用非国家财政性经费，在惠东区域内举办实施自学考试辅导机构。

2. 举办单位需具备法人资格，企事业经营状况良好。公民个人需具有政治权利和完全民事行为能力，无违规办学历史。

3. 办学机构须符合教育行政部门提出的办学条件和要求。

所需材料包括：

1. 筹建批复文件。

2. 筹建情况及申办申请书。

3. 自学考试辅导机构章程。

4. 验资报告。

5. 负责人/校长、教师资格证明文件。

6. 房屋竣工验收合格证或抗震检测合格证。

7. 卫生许可证。

8. 消防合格证。

9. 卫生保健合格证。

10. 防雷设施合格证。

办理流程如下：

1. 提出申请。

2. 受理。

3. 现场查看。

4. 审批。

5. 将审批结果送达申请人。

办理时限为法定期限与承诺期限内，即审批机关自受理之日起三个月内以书面形式作出是否批准的决定，并送达申请人。

申请者可前往惠东县教育局窗口办理，其工作时间为星期一至星期五上午8：30至11：30，下午14：30至17：30。办公地址位于惠东县新埔路，联系电话为0752-8823011。前往时可参考交通指引：惠东县新埔路(平山一小后门侧)。

重要提示：办理此审批过程不收取任何费用。