与存货相关的内部控制覆盖了供、产、销各个环节,包括采购、验收入库、仓储、加工、运输等方面,具体内部控制措施包括:
在采购环节,主要目标是确保所有交易均获得适当授权与批准。订货单是基本的内部控制措施,应当预先连续编号,确定采购价格并获得批准。定期清点订货单,以确保采购流程的合规性。
验收环节的目标是确保所有收到的货物均得到记录。使用验收单是基本控制措施。设置独立部门负责验收货物,包括实物验收、数量确定、单据编制、单据传送及货物转移至仓库等职能。
仓储环节的控制目标是确保实物接触得到管理层指示和批准。采取实物控制措施,使用适当的存储设施,以防止存货意外损毁、盗窃或破坏。
领用环节的目标是确保所有存货的领用均得到批准和记录。领用单是基本控制措施,定期清点以监控领用情况。
加工或生产环节的控制目标是对所有生产过程进行适当记录。使用生产报告单,及时记录产品质量缺陷、零部件使用及报废情况。
装运出库环节的目标是确保所有装运得到记录。装运单是基本控制措施,预先编号,定期清点,作为开具收款账单的依据。
存货数量的盘存制度包括实地盘存制和永续盘存制。不同盘存制度影响控制程度,永续盘存制下,仍需进行实地盘点。与实地盘点相关的内部控制包括制定合理的盘点计划、确定盘点程序、配备监督人员、内部验证、调节盘点结果与永续记录、控制盘点表和标签。