办设辅导机构需准备以下证件及资料：教育部门审批证、老师职业资格证书、房屋使用证明、防火单位的安全证书及营业执照。

申请筹设或正式设立民办教育机构，需提交以下文件：申办报告，内容涵盖举办者、培养目标、办学规模、层次、形式、条件、内部管理及经费情况；举办者的姓名、住址或名称、地址；资产来源、数额及证明文件，载明产权；捐赠性质校产须提交捐赠协议及相关有效证明。

正式设立民办学校，举办者还需提供：学校章程、首届理事会、董事会或其他决策机构成员名单；学校资产有效证明文件；校长、教师、财会人员的资格证明文件。