退税函调在外贸出口货物中扮演着重要角色，尤其是在出口退税业务的稽核方面，至今仍然采用这种方式。这一方法主要是通过当地主管退税部门向供货方的主管国税局发函，核实供货的真实性，以及供货方是否按照规定进行了销售及纳税等操作。随着技术的发展，现在的函调方式大多采用电子形式，但在某些地区可能仍需使用纸质函调。

当出口退税申报涉及特定情况时，税务机关会提出函调要求。例如，如果出口业务触发了国家税务总局的预警信息，包括预警出口、预警供货、预警出口商品等，或税务系统内外部提供了涉嫌骗取出口退税的线索，或者出口和供货均属于关注对象，特别是首次出口关注商品或首次从关注供应商购进关注商品时，都可能需要进行函调。此外，如果出口货物的换汇成本高于合理上限，或关注商品的出口数量和单价出现异常增长，或者进货单价有显著变化，以及跨境贸易人民币结算业务异常等情况，也需进行函调。

在进行函调时，出口企业需要提供详细且充分的理由，以证明其出口行为的真实性和合法性。这些理由需要加盖公章，确保其真实性和有效性。函调的目的是确保出口退税业务的真实性和合法性，维护国家税收利益，防止骗取出口退税行为的发生。