归档文件整理的基本方法

一、装订

1、件的区分

“件”是归档文件的整理单位，通常以每份文件为一件，包括正本与定稿、正文与附件、定件与复制件、转发文与被转发文、报表、名册、图册等，一次会议或活动的文件为一件。文件整理时应按“为一件”的原则装订在一起。

2、装订方法

文件装订时，按照左上角装订法进行，具体操作包括对齐文件的左右上侧，涂上浆糊后用包角纸套住固定。对于超过40页的文件，采用左侧三孔一线装订法。

二、分类

1、分类方法

分类时采用保管期限-年度分类法，适用于机构变化不大的立档单位，如长期与定期文件分开归档。

2、编制分类方案

分类方案包括引言、类别序号、类目名称，说明归档文件的排列顺序。

3、文件分类

根据文件内容、形式、时间、来源等，按照分类方案将文件分门别类组放在一起。

三、归档文件排列

1、文件排列含义

在分类方案最低一级类目内，根据文件形成时间、级别等确定排列顺序。

2、排列原则与方法

原则是文件形成时间结合级别排列，操作步骤包括分好上下级文件，按形成时间先后顺序排列，会议文件、统计报表等成套文件集中排列。

四、编号

编号项目包括全宗号、年度、保管期限与件号。全宗号用阿拉伯数字表示，年度用四位数字表示。归档文件上加盖蓝色印油的归档章，使用碳素墨水或蓝黑墨水填写编号信息。

五、编目

目录格式包括目录表头、目录表格形式与各项目位置，目录封面填写全宗名称、年度、保管期限与机构（问题）。目录表填写包含件号、责任者、文号、题目、日期、页数与备注等信息。

六、装盒

文件严格按照件号顺序装入档案盒，与目录条目排列一致，不同年度与保管期限的文件应分别装盒。档案盒封面填写全称或简称，脊背包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号与盒号。备考表用于说明盒内文件收集情况、文件状况与整理情况。