在省、自治区、直辖市人民政府建设主管部门办理塔吊年审时，需要准备以下证件和文件：

首先，起重机械租赁、安装及使用合同是必备的，它能够证明塔吊的合法使用情况。

其次，产权登记证是证明塔吊归属的法定文件，是年审的重要依据之一。

然后，特种作业人员操作证原件及复印件需要提供，复印件必须加盖使用单位公章，证明操作人员具备相应的专业技能。

再者，建筑起重机械生产安全事故应急救援预案也是必备文件，这可以确保在发生事故时能够迅速采取有效措施。

此外，建筑起重机械维护保养等管理制度同样需要提交，这体现了塔吊维护保养的规范性和有效性。

以上资料齐全后，提交给相关部门，将有助于顺利完成塔吊的年审工作。

塔吊年审过程中，务必确保提供的所有文件真实有效，以免影响年审进度。

对于塔吊的使用单位来说，定期进行年审不仅能够保障塔吊的安全运行，还能够及时发现并解决潜在问题，确保施工安全。

因此，建议使用单位严格按照规定准备相关资料，并按时完成年审，以确保塔吊的合法使用。