1. 确保及时接听电话。电话铃响起时，应迅速作出回应，避免让对方长时间等待。避免接起电话后立即说“请稍等”，然后放下电话不管。如果确实忙碌，可以表示歉意，并提出：“对不起，我现在正忙，能否请您十分钟后再次拨打？”

2. 主动告知对方自己的身份。在接听电话时，应首先表明自己的身份，以便对方快速了解并开展对话。这不仅方便对方，也能提高沟通效率。

3. 认真倾听对方讲话。在接听电话时，应全神贯注地听对方说话，并通过回应如“是的”、“对的”、“好的”、“请继续”、“不客气”、“我在听”等，或使用语气词“嗯”、“哦”、“哈”等，让对方感受到你的关注和认真。避免心不在焉、答非所问，或是在与人交谈时同时处理电话，这些都是对对方的不尊重。

4. 若使用录音电话系统，应确保录音程序设置得当，避免播放过长的音乐或使程序过于复杂，以免对方感到困惑。

5. 如果有人打错电话，应礼貌地告知对方，避免使用讽刺或挖苦的语气，也不要表现出不耐烦的情绪。

6. 在办公室接听电话时，注意控制声音大小，以免干扰他人工作，同时也要考虑到对方可能会感到不舒服。

7. 当你替他人接听电话时，应询问并记录对方的姓名、电话和单位名称，以便转达。在未知对方动机和目的的情况下，不要随意透露对方的行踪或其他个人信息，如手机号码等。

8. 如果对方未报姓名即询问上司的去向，应礼貌地询问：“对不起，您是哪位？”以了解对方的身份。

9. 在电话中传达信息时，应重复关键点，特别是对于号码、数字、日期和时间等，应再次确认，以避免出错。

10. 挂断电话时的礼貌不容忽视。确保对方已经挂断电话后，再轻柔地挂断。