原始凭证,又称单据,是指在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。原始凭证的作用主要是记载经济业务的发生过程和具体内容。
常用的原始凭证有现金收据、发货票、火车票、增值税专用(或普通)发票、差旅费报销单、产品入库单、领料单等。
原始凭证的种类主要包括自制原始凭证和外来原始凭证,其中,自制原始凭证由本单位有关部门和人员,在经办或完成某项经济业务时填制,例如领料单、产品入库单、借款单、工资费用分配表、差旅费报销单等。外来原始凭证在经济业务发生或完成时,从其他单位或个人处直接取得,如购买材料、服务等取得的增值税专用发票,职工出差报销的飞机票、火车票和餐饮费发票等。
原始凭证的格式有通用凭证和专用凭证两种,通用凭证由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证,如某省(市)印制的在该省(市)通用的发票、收据等,由中国人民银行制作的在全国通用的银行转账结算凭证,由国家税务总局统一印制的全国通用的增值税专用发票等。专用凭证由单位自行印制,如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。
原始凭证的填制有一次性填制完成,只记录一笔经济业务且仅一次有效的原始凭证,如收据、收(领)料单、发货票、银行结算凭证、工资结算表、制造费用分配表等。还有累计凭证在一定时期内多次记录发生的同类经济业务且多次有效,如限额领料单等。以及汇总凭证对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证,综合填制,如发料凭证汇总表等。
原始凭证的基本内容涉及日期、业务内容、数据、签章、票据本身等的真实性,以及是否符合法律法规、规定程序、计划和预算、经济活动需要等的合法性、合理性,凭证要素、日期、数字、文字、签章、联次等是否齐全的完整性,以及接受单位名称、金额填写和计算、更正是否正确的正确性。
原始凭证的审核主要关注真实性、合法性、合理性、完整性、正确性等关键点,确保经济业务记录的准确性和可靠性。