开办研学机构是一项需要周密规划的活动，确保各项条件符合相关法规要求是首要任务。按照《中华人民共和国教育法》和《研学旅行管理暂行办法》的规定，创办此类机构的基本条件包括：

首先，必须是具有独立法人资格的企业或社会团体，这有助于确保机构的合法性和稳定性。

其次，需要配备专业的研学教师和领队团队，这些人员不仅是研学活动的组织者，更是学生安全和教育质量的直接保障。

再次，安全保障措施和应急预案的制定是必不可少的。这不仅包括对可能遇到的安全风险的预防，也包括在紧急情况下如何迅速有效地进行应对。

此外，合适的场所和设施也是必需的，这涉及到研学活动的开展地点和相关设施的配备，确保活动能够顺利进行。

在申请办理相关的许可和备案手续时，需要准备一系列材料，如企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等企业基本信息文件，以及研学教师和领队的资格证书、安全保障措施和应急预案等专业文件，这些材料将帮助机构顺利完成注册流程，确保合法合规地运营。